Het overgrote deel van de archieven die bij het Streekarchief worden bewaard is volledig openbaar en is daarmee vrij ter inzage in de studiezaal of via de website. Een klein deel van de archieven is echter nog niet of beperkt openbaar. Wanneer een archiefstuk beperkt openbaar is, krijgt u daar een melding van wanneer u het stuk online aanvraagt (“stuk is niet openbaar”).

Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk inzage te verkrijgen in beperkt openbaar archief. Hieronder wordt uitgelegd waarom sommige archieven beperkt openbaar zijn, onder welke voorwaarden inzage gegeven kan worden en hoe een verzoek tot inzage ingediend kan worden. Voor het indienen van een verzoek tot inzage gebruikt u dit formulier en verstuurt dit per mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar?

Er is hierin een verschil tussen overheidsarchieven en particuliere archieven (archieven van verenigingen, stichtingen, kerken, bedrijven, families of personen). Voor particuliere archieven geldt dat de eigenaar van het archief bij de overdracht aan het Streekarchief bepaalt welke stukken er openbaar zijn en op welke stukken een beperking rust. Hij is daarbij niet aan regels gebonden. Bij overheidsarchieven ligt dat anders. Op overheidsarchief kan om drie redenen een beperking aan de openbaarheid worden gesteld. Deze redenen zijn vastgelegd in artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet 1995:

• Bescherming van de privacy van nog levende personen
• Het belang van de Staat (staatsveiligheid)
• Onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties

Hoe krijg ik inzage in beperkt openbaar archief?

Om inzage te krijgen zult u aan enkele voorwaarden moeten voldoen. Deze voorwaarden zijn afhankelijk van het soort archief (overheid of particulier) en van de aard van de beperking. De medewerkers van het Streekarchief kunnen u laten weten wat de reden is van de beperking en wat de mogelijkheden zijn om inzage te krijgen.

Hieronder vindt u, per type archief en beperking, hoe u een verzoek om inzage kunt indienen en aan welke voorwaarden voldaan moet worden.

1. Particulier archief
Om een niet-openbaar stuk uit een particulier archief te mogen inzien heeft u toestemming nodig van de streekarchivaris of de eigenaar van het archief (afhankelijk van de gemaakte afspraken tussen streekarchief en archiefvormer/eigenaar). Via een e-mail aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. kunt u aangeven welke inventarisnummers uit welk particulier archief u wenst in te zien. De medewerkers van het Streekarchief informeren u dan tot wie u zich moet richten voor het verkrijgen van toestemming. U dient de toestemming schriftelijk te verkrijgen en te overleggen voorafgaand aan uw bezoek aan de studiezaal. 

2. Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens de bescherming van de privacy van nog levende personen
Om dit type archiefstukken in te zien moet u een gemotiveerd, schriftelijk verzoek indienen bij het Streekarchief. Hierin geeft u aan welk archiefstuk u wilt inzien en over wie dit archiefstuk gaat. Daarnaast toont u aan dat:

• de persoon wiens persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
• u uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon om wiens persoonsgegevens het gaat, of
• de persoon wiens persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
• raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
• raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of
• raadpleging noodzakelijk is voor het doen van wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Bewijs van overlijden
U kunt met één van de volgende documenten aantonen dat de persoon is overleden:

• (een kopie van) een uittreksel of afschrift van een overlijdensakte uit de Burgerlijke Stand
• een kopie van de persoonskaart of –lijst (op te vragen bij het CBG (Centrum voor familiegeschiedenis), www.cbg.nl)
• een vermelding op www.joodsmonument.nl
• een vermelding op www.oorlogsgravenstichting.nl
• een ander schriftelijk bewijs zoals een origineel overlijdensbericht, bidprentje of overlijdensadvertentie

Indien u een archiefstuk of documenten wilt inzien van een persoon die meer dan 110 jaar geleden is geboren, hoeft u geen bewijs van overlijden te overleggen. Een schriftelijk verzoek tot inzage blijft ook in dat geval noodzakelijk.

Toestemming van de betrokkene
Wanneer de persoon van wie u het archiefstuk of documenten wilt inzien nog in leven is, heeft u diens toestemming nodig. Deze toestemming dient te bestaan uit een ondertekende verklaring en kopie van het identiteitsbewijs van degene op wie het archiefstuk betrekking heeft. Op deze kopie dient de handtekening van de betrokkene duidelijk zichtbaar te zijn. Wanneer het uzelf betreft, dient u uw eigen legitimatiebewijs te tonen bij het bezoek aan de studiezaal.

Wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistiek
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is wanneer wetenschappelijk of statistisch onderzoek wordt uitgevoerd. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij het Streekarchief inzage krijgen in dossiers met persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen zijn overleden of toestemming geven voor inzage.

Indien u geen overlijdensbewijs kunt overleggen of toestemming van de betrokkene(n) heeft, dient u aan alle onderstaande punten te voldoen:

• het onderzoek dient het algemeen belang
• de verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek
• het vragen van uitdrukkelijke toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 110 jaar geleden geboren) blijkt onmogelijk of kost een onevenredige inspanning
• bij de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad

Om te toetsen of dit het geval is dient u bij het verzoek tot inzage een onderzoeksopzet aan te leveren. Hierin moeten puntsgewijs, genummerd 1 t/m 9, de volgende vragen beantwoord worden:

1. Wat is de aanleiding om dit onderzoek te doen?
2. Wat is de onderzoeksvraag die u wilt beantwoorden?
3. Wat moet het onderzoek opleveren? (b.v. een boek, een artikel, promotie)
4. Hoe is het onderzoek opgebouwd en welke onderzoeksmethoden worden gebruikt?
5. Welke beperkt openbare archiefstukken van het Streekarchief zijn nodig voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag?
6. Waarom is verwerking van de persoonsgegevens in deze dossiers noodzakelijk voor het onderzoek?
7. Waarom is het niet mogelijk schriftelijke toestemming van de betrokkenen of bewijzen van hun overlijden te verkrijgen?
8. Hoe wordt privacygevoelige informatie van nog levende personen, overgenomen uit de archiefstukken, beveiligd? Worden gegevens bijvoorbeeld opgeslagen op een beveiligde USB-stick of beveiligde computer?
9. Hoe wordt voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer wordt geschaad? Worden de resultaten bijvoorbeeld alleen statistisch verwerkt, worden namen van betrokken personen niet genoemd, wordt geanonimiseerd etc.

Toestemming voor de inzage
Wanneer u één van bovenstaande punten voldoende heeft aangetoond, wordt met een formeel, schriftelijk besluit door de streekarchivaris inzage in de betreffende archiefbescheiden verleend. In dit besluit worden de betreffende archiefbescheiden altijd volledig genoemd: naam en toegangsnummer van het archief, en inventarisnummer(s). Het besluit is één jaar geldig. Wanneer u de stukken na één jaar nogmaals wilt inzien, is het noodzakelijk opnieuw een verzoek in te dienen.

De archiefbescheiden kunt u na legitimatie inzien op de studiezaal.

Geen toestemming voor inzage en bezwaar
Ook wanneer geen toestemming tot inzage wordt verleend, wordt hiervan een formeel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk. U vindt hier meer informatie over in het besluit.

3. Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens het belang van de Staat
Wanneer overheidsarchief beperkt openbaar is om de staatsveiligheid te waarborgen, is het voor het Streekarchief niet mogelijk zelf een beslissing te nemen op uw verzoek tot raadpleging. Het Streekarchief stuurt in dat geval, conform de Archiefwet 1995, uw verzoek zo spoedig mogelijk door naar de overheidsorganisatie die het archief heeft gevormd. U ontvangt hiervan een bericht. De overheidsorganisatie dient op uw verzoek een beslissing te nemen met inachtneming van de wetgeving die van toepassing was vóór de overbrenging van het archief naar het Streekarchief. In de meeste gevallen zal het dan om de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of de Wet open overheid (Woo) gaan.

4. Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens onevenredige bevoordeling of benadeling
Wanneer u inzage wilt in een archiefstuk dat beperkt openbaar is om onevenredige bevoor- of benadeling van personen of instanties te voorkomen, dient u daartoe een gemotiveerd, schriftelijk verzoek in bij het Streekarchief. In dit verzoek legt u uit om welke stukken het gaat en waarom u deze stukken wilt inzien.

Naar aanleiding daarvan zal worden uitgezocht of bij afweging van de van toepassing zijnde belangen, raadpleging van het archief mogelijk is. Dit leidt tot een formeel besluit van de streekarchivaris. Wanneer in het besluit toestemming tot inzage wordt verleend is deze toestemming één jaar geldig. Wanneer u de stukken na één jaar nogmaals wilt inzien, is het noodzakelijk opnieuw een verzoek in te dienen. De archiefbescheiden kunt u na legitimatie inzien op de studiezaal.

Ook wanneer geen toestemming tot inzage wordt verleend, wordt hiervan een formeel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk. U vind hier meer informatie over in het besluit.

Kopieën van beperkt openbare archiefstukken

Het Streekarchief verstrekt geen reproducties uit beperkt openbare overheidsarchieven. Ook zelf kopieën, scans of foto’s maken is niet toegestaan. Wanneer u van de eigenaar van een particulier archief toestemming heeft gekregen beperkt openbare stukken uit dat archief in te zien, mogen deze wel worden gekopieerd, gescand of gefotografeerd.

Er zijn een paar wettelijke uitzonderingen waarbij het toch mogelijk is om kopieën van beperkt openbaar overheidsarchief te krijgen. De meest voorkomende uitzonderingen zijn kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval moet u aantonen dat de kopieën noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Een tweede uitzonderingsgrond zijn schrijnende gevallen. Het gaat hierbij om losse documenten die een grote emotionele waarde hebben, zoals een foto van een overleden familielid of een persoonlijk handgeschreven briefje. De kopieën zijn in dat geval alleen voor eigen gebruik en mogen niet verder worden verspreid dan in huiselijke kring.